Onbevoegde vertegenwoordiging van de vennootschap

Onbevoegde vertegenwoordiging: Als de onderneming onbevoegd is vertegenwoordigd én geen schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid heeft gegeven, dan is de onderneming niet gebonden aan de overeenkomst.

Niet bevoegd persoon tekent

Het komt in de praktijk vaak voor: een persoon die daartoe niet bevoegd is, ondertekent namens de onderneming een brief, een contract of een ander document. Is de onderneming daaraan dan gebonden?

Inhoudsopgave artikel onbevoegde vertegenwoordiging

In beginsel is de onderneming niet gebonden

Tips

Schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid

In beginsel is de onderneming niet gebonden

Als een persoon niet bevoegd is om een onderneming te vertegenwoordigen en toch namens de onderneming een document ondertekent, dan is de onderneming in beginsel niet gebonden. Het uitgangspunt is namelijk dat iemand of een onderneming niet gebonden kan worden voor als diegene niet geldig is vertegenwoordigd.

Dat kan anders zijn als sprake is van een schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid. Hierover leest u meer onderaan dit artikel.

Overigens geldt dat de andere contractspartij de onbevoegd persoon eventueel aansprakelijk kan stellen voor eventuele schade die de andere contractspartij lijdt.

Tips

Hieronder enkele tips om (zoveel mogelijk) te voorkomen dat uw onderneming onbevoegd wordt vertegenwoordigd of wordt geconfronteerd met een contractspartij die onbevoegd wordt vertegenwoordigd:

Check altijd het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Staat de naam van de persoon er niet in, dan moeten er alarmbellen gaan rinkelen. Vraag dan na of de persoon bevoegd is om de onderneming te vertegenwoordigen en om een kopie van de volmacht of bevestiging van degene die wel in de Kamer van Koophandel staat ingeschreven;
Leg de gemaakte afspraken altijd schriftelijk vast in een contract. In dit contract kan ook worden opgenomen dat de ondertekenaar bevoegd is tot ondertekening namens de onderneming;
Geef zelf duidelijke instructies mee aan de persoon die namens uw onderneming handelt. Is de persoon alleen bevoegd om een gesprek aan te gaan of mag de persoon ook onderhandelingen voeren? Tot welk bedrag mag de persoon toezeggingen doen? Mag de persoon uw onderneming, zonder nadere toestemming, binden aan afspraken? U kunt dit ook in het handelsregister laten opnemen (bijvoorbeeld dat medewerker X bevoegd is tot het sluiten van overeenkomsten met een maximale waarde van € 25.000,00);
Tot slot is het van belang dat de omvang van de volmacht duidelijk is. Leg de volmacht dus schriftelijk vast.

Schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid

Als sprake is van schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid, zal de onderneming (die dus onbevoegd vertegenwoordigd is) alsnog gebonden zijn aan de gemaakte afspraken of gedane toezeggingen. Er is geen sprake van schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid als het gewekte vertrouwen uitsluitend is gebaseerd op verklaringen of gedragingen van de onbevoegde persoon. Daarvoor moet ten minste een verwijt aan de onderneming kunnen worden gemaakt.

Er is sprake van schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid als aan twee voorwaarden is voldaan:

De andere partij moet er gerechtvaardigd op hebben vertrouwd dat de persoon bevoegd was om de onderneming te vertegenwoordigen;
Het gerechtvaardigd vertrouwen moet zijn gebaseerd op feiten en omstandigheden die voor risico van de onderneming komen en waaruit naar verkeersopvatting een schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid kan worden afgeleid. Kort gezegd, de onderneming moet iets verweten kunnen worden.

Een voorbeeld hiervan is aan bod gekomen in de uitspraak van het Gerechtshof Arnhem-Leeuwaarden van 28 november 2017. In die zaak had een persoon de onderneming onbevoegd vertegenwoordigd bij een inkooporder ter waarde van €284.595,-. De relevante feiten en omstandigheden:

De persoon was werkzaam bij de onderneming en uit hoofde van zijn functie bevoegd om inkopen te doen;
De persoon kon daarbij gebruik maken van een door de onderneming verstrekt visitekaartje, met daarop vermelding van zijn functie “Accountmanager Service & Maintenance”;
De persoon kon gebruik maken van een door de onderneming verstrekt e-mailadres en briefpapier, met vermelding van logo en contactgegevens;
De persoon kon bij het aangaan van de inkooporder gebruik maken van een kantoor in het bedrijfspand van de onderneming.

Deze feiten en omstandigheden komen volgens het hof voor risico van de onderneming en hebben bij de andere contractspartij de schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid opgewekt. Het gevolg was dat de onderneming gebonden was aan de inkooporder en de factuur van €284.595,- moest betalen.

Onbevoegde vertegenwoordiging: Onbevoegde vertegenwoordiging: Als de onderneming onbevoegd is vertegenwoordigd én geen schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid heeft gegeven, dan is de onderneming niet gebonden aan de overeenkomst.

Deel deze pagina: