Eisen aan een officiële waarschuwing

Praktijkvoorbeelden

Voorbeeld 1

Een werknemer overtreedt een interne regeling. De werkgever spreekt hem daarop aan en de werknemer erkent direct dat hij fout zit. De werkgever schakelt bedrijfsrecherche in en schorst de werknemer. Na het onderzoek mag de werknemer weer terugkeren naar de werkvloer en geeft de werkgever hem een officiële waarschuwing.  Daarna besluit de werkgever de werknemer (alsnog) te ontslaan. Dit komt de werkgever duur te staan. Hij moet naast de transitievergoeding de werknemer een extra vergoeding betalen van € 90.000,-! Volgens de rechter had de werkgever veel te overdreven en inconsequent gereageerd. 

Voorbeeld 2

Werknemer is handtastelijk tegen een collega werkneemster. Hier krijgt hij een waarschuwing voor. Vervolgens laat hij zich onheus uit tegenover zijn werkgever. Een en ander leidt tot zijn ontslag op staande voet. Werknemer vecht dit ontslag aan en krijgt van de rechter gelijk, met name omdat hij vóór het incident met zijn collega altijd goed heeft gefunctioneerd en de financiële gevolgen van het ontslag voor deze werknemer groot zijn. De werknemer blijft dus in dienst. In dit geval had de werkgever beter een laatste officiële waarschuwing kunnen geven. Bij een volgende overtreding van de werknemer, had de werkgever veel sterker gestaan. 

Voorbeeldbrief officiële waarschuwing door werkgever

Officiële waarschuwing: sleutel tot succesvolle ontslagprocedure

Wanneer een werknemer (herhaaldelijk) overtredingen begaat of bepaalde verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst niet nakomt, is het van belang om de werknemer hiervoor officieel te waarschuwen. Te denken valt aan een werknemer die regelmatig te laat verschijnt, ongeoorloofd verzuimt of zich misdraagt. Ook disfunctioneren kan een reden voor een officiële waarschuwing zijn.

De wet schrijft niet voor in welke gevallen een werkgever wel of geen waarschuwing mag geven, op welke wijze de waarschuwing gegeven moet worden of hoe lang een waarschuwing geldig blijft. Tussen werkgever en werknemer geldt een gezagsverhouding en op grond daarvan mag een werkgever waarschuwingen geven. Een officiële waarschuwing dient de werknemer te weerhouden van verdere overtredingen en kan gebruikt worden in een eventuele ontslagprocedure.

Overtredingen

Allereerst moet het voor een werknemer duidelijk zijn welk gedrag wel en niet geoorloofd is op de werkvloer. De arbeidsovereenkomst of cao kan hieromtrent een regeling bevatten. Daarnaast kan binnen een organisatie een reglement gelden met regels over geoorloofd en niet-geoorloofd gedrag, bijvoorbeeld een arbeidsvoorwaardenreglement of personeelshandboek. Om deze regels aan de werknemers te kunnen opleggen, moet de werkgever ervoor zorgen dat de werknemers op de hoogte zijn van de inhoud van het reglement. Dit kan door het reglement aan de werknemers te verstrekken of de werknemers (online) toegang te geven tot het reglement.

Daarnaast geldt dat een werknemer zich altijd als 'goed werknemer' dient te gedragen. Hieronder valt bijvoorbeeld dat hij zich onthoudt van agressief, asociaal of respectloos gedrag tegenover collega’s of zijn leidinggevende(n). De werknemer dient zich op te stellen en te gedragen zoals men van een werknemer in zijn functie mag verwachten. Zo niet, dan kan de werkgever hiervoor een waarschuwing geven.

Schriftelijke waarschuwing

De officiële (schriftelijke) waarschuwing volgt vaak als een werknemer (meerdere malen) mondeling is aangesproken of gewaarschuwd. Dit is overigens niet vereist. Een werkgever kan ook besluiten direct schriftelijk te waarschuwen of een mondelinge waarschuwing schriftelijk te bevestigen. Het is wel aan te raden eerst het gesprek met de werknemer aan te gaan en daarna de waarschuwing te geven.

Het voordeel van een schriftelijke waarschuwing is ten eerste dat dit vaak meer indruk maakt dan een mondelinge waarschuwing en dit de werknemer er (vaak) eerder van weerhoudt verdere overtredingen te begaan. Ten tweede kan een officiële schriftelijke waarschuwing aan het personeelsdossier van de werknemer worden toegevoegd (bewijs) en van belang zijn in het kader van dossieropbouw. De schriftelijke waarschuwing kan worden gebruikt als een opmaat naar andere disciplinaire maatregelen, zoals schorsing of ontslag van de werknemer.

Inhoud officiële waarschuwingsbrief

Een waarschuwingsbrief is niet zomaar een brief. Een goede, schriftelijke, officiële waarschuwingsbrief is de sleutel tot een succesvolle ontslagprocedure. Overweegt u een officiële waarschuwing te geven? Neem dan de volgende punten in acht bij het opstellen van de waarschuwingsbrief:

1. De overtreding

In de waarschuwingsbrief dient ten eerste helder te worden omschreven welke overtreding de werknemer heeft begaan en wanneer. Een overtreding kan een handeling van de werknemer zijn, maar ook een niet-nakomen van een bepaalde verplichting (nalaten).

2. Reactie werknemer

Als er voorafgaand aan de waarschuwing een gesprek heeft plaatsgevonden met de werknemer, dan kan een eventuele erkenning van de overtreding, protest of uitleg van de werknemer in de waarschuwingsbrief worden opgenomen. De reactie van de werkgever daarop kan ook in de waarschuwingsbrief worden opgenomen. Hierdoor vormt de waarschuwingsbrief direct een kort gespreksverslag.

3. Eerdere waarschuwingen of klachten

Het is aan te raden in de waarschuwingsbrief te verwijzen naar eerder gegeven waarschuwingen, eerdere gesprekken hierover of eerdere klachten van collega’s of leidinggevende(n).

4. Regels binnen de organisatie

Vervolgens dient in de officiële waarschuwing te worden verwezen naar de geldende regels/reglementen binnen de organisatie van de werkgever, die de werknemer heeft overtreden.

5. Sanctie bij herhaling

Tot slot dient werknemer te worden gewezen op de sanctie die volgt als hij weer een misstap begaat. Het is van belang dat de werknemer zich beseft dat herhaling van de overtreding kan leiden tot schorsing of ontslag.

Om te kunnen bewijzen dat de werknemer de waarschuwing heeft ontvangen, is het raadzaam de waarschuwing aangetekend per post te verzenden, te mailen met ontvangstbevestiging of te overhandigen en de werknemer voor ontvangst (en akkoord) te laten tekenen. En vergeet niet een kopie in het personeelsdossier van de werknemer op te bergen.

Checklist officiële waarschuwing (werkgever)

• kijk of in een cao of arbeidsvoorwaardenreglement voorwaarden zijn opgenomen voor het geven van een officiële waarschuwing;

• per aangetekende post versturen of door werknemer laten ondertekenen;

• duidelijke omschrijving van de overtreding (en eerdere mondelinge waarschuwingen);

• duidelijke omschrijving van de geldende regels;

• vermelding sanctie bij nieuwe overtreding;

• opnemen in het personeelsdossier;

• laat de brief controleren door een jurist of advocaat.

* Prijzen zijn exclusief 21% BTW.